A pesar de que la suite ofimática de Microsoft es una de las más utilizadas del momento, existen muchas de sus características que son completamente desconocidas por sus usuarios, ello a pesar de que los mismos la utilicen diariamente en diferente tipo de trabajos y proyectos personales.
Hablando específicamente de Office 365, ésta viene a ser una gran solución para quienes deseen utilizarla en un entorno completamente diferente convencional. Existen una gran cantidad de miedos y tabús sobre esta versión, algo que prácticamente llega a limitar a sus usuarios en sus proyectos, haciendo que se desconozcan por tanto, funciones y características de relevada importancia que podríamos estar utilizando en este mismo momento. El presente artículo está dedicado a tratar de mencionar a las 9 características más importantes de Office 365.
1. Trabajar en Office 365 de forma colaborativa
Podríamos decir que esta es la primera característica que todo el mundo debería conocer, lo cual quiere decir, que dependiendo de determinados permisos y privilegios se puede hacer que un mismo trabajo pueda ser modificado por cualquier otro usuario.
Ello involucra tanto a Microsoft Word, PowerPoint o Excel; quien actúe como administrador de un proyecto tendrá la posibilidad de revisar los cambios que se vayan haciendo en ese instante y también, quien los ha propuesto.
2. Trabajar con Skype dentro del grupo de colaboradores en un proyecto
Esa es la promesa de Microsoft, algo que ya se ha llegado a concretar en determinadas regiones aunque en otras, se irá presentando de forma paulatina. Microsoft ha asegurado que todos los usuarios que formen parte de un grupo de trabajo en Office 365 tendrán la posibilidad de chatear utilizando a su servicio de Skype.
No importa si el proyecto se llegase a cerrar, pues si se desea seguir conversando en Skype con estos contactos se lo puede hacer tranquilamente.
3. Convertir garabatos a textos y trazos mejor definidos
Si tienes un dispositivo móvil entonces podrías hacer uso de la herramienta OneNote de Microsoft, en donde puedes empezar a realizar cualquier tipo de garabatos para que los mismos, posteriormente pasen a formar parte del contenido de algún documento en Office 365.
4. Ignorar conversaciones importancia
Al ser Office 365 una plataforma colaborativa (como lo sugerimos anteriormente), quizá en un momento determinado a alguien se le ocurra empezar a enviar comentarios que para nosotros, no tienen relevancia e importancia para el proyecto adoptado. En ese momento podríamos hacer uso del botón que dice «ignorar» para silenciar dicha conversación.
5. Utilizar una firma dentro del documento
Office 365 tiene integrada a una aplicación llamada DocuSign, misma que posibilita a sus usuarios (con una pequeña guía) a elaborar una firma electrónica. Además de ello, también se puede utilizar a la herramienta para solicitar la firma de las otras personas que quizá estuvieron colaborando con el documento, situación que es optativa.
6. Convertir los datos en un mapa
La más reciente versión de Excel en Office 365 ha integrado una característica llamada «Power Map«, misma que tiene la posibilidad de convertir los datos de las filas a imágenes, quedando como resultado algo muy similar a un mapa geográfico.
7. Resultados de gráficos personalizados en Excel
Suponiendo que tenemos un proyecto en Microsoft Excel y el mismo aborda una gran cantidad de información (celdas y columnas), quizá necesitemos el análisis y resultado de una pequeña sección de toda esta información. Es aquí el momento en que deberíamos utilizar a una función llamada «Quick Analysis», la cual ofrecerá un resultado únicamente de las celdas que nosotros hayamos seleccionado.
8. Reformatear los datos de una columna en Excel
Esta viene a ser otra interesante característica para utilizar; suponiendo que tenemos una columna en donde los datos están formateados con un estilo específico, para poder cambiar al mismo sólo tendríamos que realizarlo en la primera celda de la columna para que el resto cambie automáticamente, algo que se logra con la función llamada «Flash Fill»
9. Editar un archivo PDF
Si alguien nos ha enviado un documento PDF y al mismo lo queremos editar, en Office 365 podemos abrirlo y realizar cualquier tipo de cambio. También podríamos elegir algún documento de Word y posteriormente exportarlo a un formato PDF desde aquí mismo.
Son solamente unas cuantas características que te hemos mencionado a manera de trucos a seguir en Office 365, pudiendo existir muchas más alternativas adicionales a las comentadas en el presente artículo.