El desarrollo que ha tenido Internet en los tiempos actuales ha permitido que muchas personas puedan llegar a compartir documentos en el mismo momento en el que se están editando algunon de ellos; los tiempos han cambiado, y ahora ya no es necesario tener que enviar un archivo adjunto para que alguien lo revise y que luego nos lo devuelva con determinados cambios, sino que más bien, todo se puede llegar a revisar en tiempo real y en el mismo instante.
Dos de los servicios más utilizados para este tipo de documentos colaborativos de forma online, vienen a ser Google Docs y Office online de Microsoft. Sólo basta tener que aplicar unos cuantos trucos para poder realizar esta tarea de forma efectiva, algo que te enseñaremos en el presente artículo para cada uno de estos servicios que hemos comentado.
Colaborar en documentos con Google Docs a tiempo real
Pues bien, si nos inclinamos por el uso de Google Docs quizá debamos de abrir una cuenta suscrita de Gmail o cualquier otro servicio afín; te recomendamos que revises el artículo en donde habíamos mencionado algo similar, ya que no es necesario tener una cuenta de Gmail para poder disfrutar de los demás servicios que ofrece Google. En el caso que nos amerita, vamos a intentar crear documentos en Google Docs para posteriormente tener que compartirlos con un número determinado de personas.
Te recomendamos seguir los siguientes pasos iniciales para que puedas abrir la interfaz de Google Docs:
- Abrimos nuestro navegador de Internet.
- En la URL escribimos Google.com (sólo por dar un pequeño ejemplo).
- Hacemos clic en la pequeña rejilla que se ubica hacia la parte superior derecha del navegador.
- En primera instancia hacemos clic en Más y posteriormente en «Aún Más de Google«.
- Nos desplazamos hacia abajo de la pantalla hasta encontrar a Docs.
- Hacemos clic en dicho vínculo.
Con esto sencillos pasos ya nos encontraremos con la interfaz de Google Docs en el navegador de Internet; ahora sólo resta tener que reconocer unos cuantos elementos para empezar a trabajar de forma colaborativa con otros usuarios.
Podemos hacer clic directamente en el botón de color azul que dice Compartir, con lo que de manera inmediata se nos solicitará que demos un nombre al documento, debiendo posteriormente Guardar los cambios.
Aquí aparecerán unas cuantas opciones para compartir los documentos que elaboremos con Google Docs; en primer lugar se encuentran las redes sociales (Facebook, Twitter y Google+) y por supuesto, nuestra cuenta de correo de Gmail. Podríamos elegir a cualquiera de dichos entornos para compartir los documentos con los usuarios de tales servicios.
También podemos indicar de forma independiente a cualquier contacto, ello colocando el correo electrónico de dichas personas, en la parte inferior de esta ventana.
Posteriormente sólo tendremos que hacer clic en el botón azul que dice Fin, con lo que ya podremos empezar a redactar cualquier tipo de textos mientras nuestros invitados, lo admiran e inclusive, proponen cambios en tiempo real.
Colaborar en documentos con Office Online de Microsoft
Luego de que hayamos abierto una sesión en cualquiera de los servicios online de Microsoft (que bien puede ser Outlook.com), ya debemos ir hasta el Word mediante el presente enlace o haciendo que aparezcan los respectivos iconos escondidos bajo la flecha.
Luego de que hayamos seleccionado a dicho icono (o por medio del enlace propuesto) ya nos encontraremos con la interfaz propiamente dicha, de Word online.
Casi de forma similar a lo que hicimos anteriormente con Google Docs, en la interfaz de Office online también debemos hacer clic en el botón de «Compartir«.
Una ventana aparecerá, en donde sólo tendremos que ir colocando los correos electrónicos de las personas a las que deseamos invitar a que colaboren con nuestros documentos en este entorno; también podríamos colocar un pequeño mensaje en la parte inferior en donde explicaremos a nuestros invitados, lo que deben hacer y el tema que se va a redactar mediante este documento online.
Tal y como puedes admirar, estas 2 alternativas para trabajar con documentos online son bastante eficaces a la hora de trabajar en conjunto, de forma colaborativa y a tiempo real en un mismo contenido, siendo la mayor de las ventajas, aquella en la que todos tendrán la posibilidad de editar el documento desde sus respectivos ordenadores.